Việc chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang quản trị dữ liệu số không chỉ nâng cao hiệu quả công tác tổ chức xây dựng Đảng, mà còn tạo nền tảng phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong tình hình mới.

Xã Thanh Kỳ, ngay sau khi có kế hoạch của cấp trên, Ban Thường vụ Đảng ủy xã Thanh Kỳ đã ban hành kế hoạch triển khai Chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ chuyển đổi số ngành Tổ chức xây dựng Đảng trên địa bàn. Đảng ủy xã xác định dữ liệu số phải bảo đảm các tiêu chí: “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Theo đó, mỗi thông tin trước khi được cập nhật lên hệ thống đều phải kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ gốc, bảo đảm chính xác, đầy đủ và có khả năng cập nhật thường xuyên. Dữ liệu không chỉ phục vụ lưu trữ mà phải có giá trị khai thác, sử dụng trực tiếp trong công tác quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ xây dựng Đảng.

Để bảo đảm tiến độ và chất lượng, Ban Thường vụ Đảng ủy xã yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc nguyên tắc "6 rõ - 1 xuyên suốt": Rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ thời gian, rõ kết quả; xuyên suốt từ khâu giao việc đến kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm. Trên cơ sở đó, xã đã thành lập Tổ số hóa hồ sơ phục vụ công tác tổ chức xây dựng Đảng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, từng nhóm hồ sơ và từng giai đoạn thực hiện.

Trước khi số hóa, hồ sơ được rà soát, phân loại, chỉnh lý và kiểm tra nhằm kịp thời phát hiện những thông tin còn thiếu, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, bổ sung. Cùng với việc tạo lập bản điện tử, cán bộ thực hiện nhiệm vụ còn phải chuẩn hóa thông tin, cập nhật dữ liệu lên các hệ thống chuyên ngành, sắp xếp hồ sơ khoa học và bảo đảm dữ liệu có thể tìm kiếm, khai thác, sử dụng thuận lợi trong thực tế.

Đây là nhiệm vụ trọng tâm nhằm từng bước chuyển đổi phương thức quản lý hồ sơ đảng viên từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu đảng viên tập trung, thống nhất, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong tình hình mới.

Theo Kế hoạch, toàn bộ hồ sơ đảng viên đang được các cấp ủy, tổ chức đảng quản lý sẽ được rà soát, chuẩn hóa và số hóa trên cơ sở hồ sơ giấy gốc, bảo đảm giữ nguyên giá trị pháp lý, phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung hồ sơ và được cập nhật tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Thông qua số hóa, các thông tin về tổ chức đảng, đảng viên và cán bộ được rà soát, cập nhật, chuẩn hóa và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu dùng chung. Qua đó, từng bước khắc phục tình trạng hồ sơ phân tán, thông tin chưa đồng nhất, phải nhập liệu nhiều lần hoặc mất nhiều thời gian khi tra cứu, tổng hợp và xây dựng báo cáo. Tính đến ngày 19/8, xã Thanh Kỳ đã thực hiện số hóa 50 trong tổng số 626 hồ sơ đảng viên.

Tối ngày 18/8, Đồng chí Lê Văn Nghĩa, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã và đồng chí Phạm Văn Cường, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã đã thăm cán bộ, công chức Tổ số hóa hồ sơ đảng viên; Đồng chí Lê Văn Nghĩa, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND xã động viên cán bộ, công chức Tổ số hóa hồ sơ đảng viên và nhấn mạnh việc số hóa được triển khai đồng bộ với quá trình rà soát, cập nhật dữ liệu trên Sổ tay đảng viên điện tử và Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng tổ chức đảng hoạt động hiệu quả trên môi trường số. Đồng thời, đồng chí giao nhiệm vụ cụ thể cho Tổ số hóa hồ sơ đảng viên phải đẩy nhanh tiến độ thực hiện, đáng ứng kịp với tiến độ đề ra; Nhưng đồng thời phải đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. Hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng, do đó quá trình thu thập, số hóa, cập nhật, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu phải thực hiện nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật của Đảng, bí mật nhà nước, an toàn thông tin và an ninh mạng.